進(jìn)場(chǎng)，一般指的是會(huì)議活動(dòng)正式舉辦前入駐場(chǎng)地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)布置、舞美搭建、設(shè)備調(diào)試、彩排等工作，進(jìn)場(chǎng)有時(shí)也廣泛的包含了從場(chǎng)地搭建到活動(dòng)舉辦等撤場(chǎng)前的全部系列工作。對(duì)于活動(dòng)新人而言，物料、設(shè)備的布置搭建常常會(huì)出現(xiàn)混亂的情況，這里涉及到一些專(zhuān)業(yè)性溝通問(wèn)題，在正確的溝通下，活動(dòng)入場(chǎng)會(huì)變得順暢很多，同時(shí)也會(huì)避免對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的意外損壞。

一、進(jìn)場(chǎng)前需要了解的信息及準(zhǔn)備工作

1.活動(dòng)當(dāng)天是否有其它活動(dòng)進(jìn)場(chǎng)或撒場(chǎng)，對(duì)方的時(shí)間安排（尤其是酒店內(nèi)的場(chǎng)地常會(huì)有此類(lèi)情況，多個(gè)活動(dòng)同期或交叉舉行)。

2.進(jìn)撤場(chǎng)有幾個(gè)通道可以使用。

3.有沒(méi)有備用進(jìn)場(chǎng)通道可以使用。

4.在場(chǎng)地被其它會(huì)議活動(dòng)占用的情況下，要與場(chǎng)地方溝通清楚對(duì)方的清場(chǎng)結(jié)束時(shí)間。

5.貨車(chē)進(jìn)貨位置。

6.上貨電梯位置、電梯空間。

7.進(jìn)場(chǎng)是否需要借助運(yùn)輸工具。

8.進(jìn)場(chǎng)當(dāng)天的場(chǎng)地方或酒店方負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

9.各對(duì)接口負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

10.辦理相關(guān)進(jìn)場(chǎng)手續(xù)的時(shí)間、方式、要求。

11.進(jìn)場(chǎng)拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場(chǎng)地恢復(fù)。

了解完以上信息并對(duì)活動(dòng)進(jìn)場(chǎng)前準(zhǔn)備工作做出合理規(guī)劃，避免進(jìn)場(chǎng)過(guò)程中被占用進(jìn)場(chǎng)通道和布置場(chǎng)地。

▲活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)場(chǎng)搭建場(chǎng)景

二、活動(dòng)進(jìn)場(chǎng)的流程安排

1.通知各合作方具體的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)接人聯(lián)系方式、進(jìn)場(chǎng)口及相關(guān)注意事項(xiàng)。

2.在進(jìn)場(chǎng)條件有限的情況下，合理安排進(jìn)場(chǎng)。

3.進(jìn)場(chǎng)安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時(shí)間到場(chǎng)，應(yīng)從難到簡(jiǎn)安排。優(yōu)先安排設(shè)備方進(jìn)場(chǎng)，減少進(jìn)場(chǎng)消耗時(shí)間，壓縮搭建時(shí)間。其次，安排現(xiàn)場(chǎng)布置方進(jìn)場(chǎng)，減少進(jìn)場(chǎng)通道或貨梯的占有時(shí)間。再次，安排其它小物料供應(yīng)商進(jìn)場(chǎng)，減少現(xiàn)場(chǎng)占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開(kāi)始搭建。

▲活動(dòng)場(chǎng)地布置效果實(shí)拍

（文章作者：鄧興）